Viagens corporativas costumam ser um gasto adicional e bem significativo nas despesas de uma empresa. Isso porque viagens à trabalho costumam ter gastos como alimentação, locomoção, hospedagem entre outros que podem variar dependendo do tamanho da equipe designada para a viagem e, é claro, de outros fatores externos como preço do combustível, alimentação, hotéis e afins.
No entanto, é possível sim reduzir esses custos para que o impacto na folha de pagamento e de despesas de uma empresa seja menor. Essa economia, inclusive, pode ser alcançada através de várias estratégias e práticas. Confira abaixo algumas dicas e sugestões para aplicá-las no contexto da sua empresa sem comprometer a eficiência ou o conforto dos funcionários durante suas viagens.
Quais são os motivos para economizar em uma viagem corporativa?
O principal motivo pelo qual uma empresa vê vantagem em economizar em viagens corporativas é a redução de despesas gerais. Isso porque, como explicado acima, viagens corporativas representam uma parte significativa dos custos operacionais que podem impactar no fechamento de contas de um negócio, no fim do mês ou semestre. Economizar nessas despesas pode ajudar a melhorar a rentabilidade geral, contribuindo diretamente para melhorar os resultados financeiros da empresa, aumentando o lucro líquido sem que o conforto e produtividade dos funcionários sejam prejudicados.
Adaptação às mudanças do mercado e melhor gestão de recursos são outros dois fatores importantes a serem levados em consideração na hora de aplicar essa economia. Isso porque economizar em viagens permite que os recursos da empresa sejam alocados de maneira mais eficiente para outras áreas que também precisam de investimento, promovendo uma melhor organização financeira. Em tempos econômicos incertos ou recessivos, reduzir custos operacionais, incluindo viagens, pode ajudar também o negócio a se adaptar melhor às condições do mercado.
De uma forma geral, o principal intuito é sempre manter uma resiliência financeira a fim de ter uma boa gestão, sólida e conservadora, das finanças. Isso inclui a gestão de despesas de viagem, que pode ajudar a empresa a navegar melhor através de períodos de instabilidade econômica.
Dicas para reduzir os custos de uma viagem corporativa
Agora que você entende os principais motivos pelos quais economizar em viagens corporativas pode acarretar numa vida financeira mais saudável para a empresa, confira algumas dicas para colocá-las em prática:
Crie uma política de viagens robusta
Uma política de viagens corporativas deve ser clara, abrangente e adaptável às necessidades específicas da empresa. Quando uma viagem possui objetivos claros e propósitos assertivos, o planejamento resulta em um bom controle de custos, além de que outros tópicos como segurança dos funcionários e conformidade com regulamentos podem ser avaliados e planejados com calma e antecedência. Isso nos leva a…
Faça o planejamento antecipado
Ao desenhar o planejamento anual da sua empresa, é possível desenhar todas as viagens corporativas que serão realizadas ao longo do ano. Com um bom planejamento, fatores como o número de funcionários a viajarem, transporte, hospedagem entre outros diversos fatores podem ser inclusive fechados em um preço muito menor. Isso porque passagens aéreas e estadias em hotéis, quando negociadas com antecedência, acabam saindo por um preço muito menor do que quando fechadas com urgência ou certa proximidade da data.
Deixe claro o limite de gastos
É importante que o funcionário tenha conforto e liberdade em momentos que não esteja trabalhando numa viagem corporativa. No entanto, isso deve ser previamente acordado com ele, visto que o objetivo pelo qual ele está naquele destino é justamente profissional. Para isso, é importante manter a transparência sobre o limite de gastos que ele terá por dia (ou durante todo o período da viagem).
Deixe claro a política de reembolso e cancelamento
Esse é um tópico que varia de empresa para a empresa, visto que políticas de reembolsos e cancelamentos seguem de acordo com as normas propostas para cada uma. Ou seja: se despesas não autorizadas ou que excedam os limites estabelecidos serão ou não reembolsadas; se existe um prazo para a submissão de solicitações de reembolso; se o orçamento é repassado para o funcionário antes da viagem, entre outros fatores.
Procure negociar com fornecedores e prestadores de serviço
Negociar com fornecedores e prestadores de serviço é essencial para conquistar melhores preços e garantir um desconto exclusivo para a empresa. Porém, esse trabalho também vai além: um dos mais importantes desafios nessa etapa é justamente chegar a custos que cabem no orçamento, num prazo de pagamento justo e com condições benéficas à empresa.
Bonificações e demais benefícios também podem ser negociados a fim de chegar no melhor acordo de custo e benefício, sem que prejudique o conforto do funcionário que viajará à trabalho. É de extrema importância que essas conversas ocorram com certa antecedência justamente para dar margem a negociações e acordos.
Monitore e analise as despesas
Mesmo a distância, é importante que o gestor esteja a par das despesas que sua equipe tem durante uma viagem corporativa.
Use cartões corporativos.
Cartões corporativos são mais simples e fáceis de gerenciar na hora de uma viagem à trabalho. Isso porque todas as transações são de fácil acesso para o gestor da equipe, além de dar autonomia e mais liberdade para cada funcionário gastar assim como desejar, desde que dentro dos limites de custos pré-acordados antes de embarcar.
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Fonte: Simplifica Blog Conta Simples
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